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Gemini活用教材シリーズ 第2冊

中級者編 仕事の道具にする

Gems・Workspace連携・NotebookLM・時間指定アクションで、Googleの仕事場にAIを溶け込ませる
みんなのデジタル参謀
最終更新: 2026年7月20日

Geminiの中級は「Googleのサービスとつなぎ込む」段階です。Gmail・ドキュメント・スプレッドシートの中で使い、自分専用のGem(ジェム)を作り、NotebookLMで自社資料をAIの知恵袋に変えます。内容はGoogle公式ページで確認できた情報に基づいています(2026年7月時点)。

第1章 Gems 自分専用のGeminiを作る

用語 Gem(ジェム)
名前と指示を与えて作る、自分専用のGemini。ChatGPTのGPTs、ClaudeのProjectsにあたる機能です。作成・編集はWeb版のみ、使うのはWeb・スマホ両方でできます。

作り方

  1. Web版Geminiのサイドバーから「Gem」を新規作成する
  2. 名前を付ける(例: 販促文ライター、クレーム対応の相談役)
  3. 指示を書く: 目的・望む挙動・出力形式をできるだけ具体的に(公式のコツ)
  4. 必要なら参考ファイルを添付する

指示の書き方の例

あなたは当店(化粧品買取店)の販促文ライターです。
目的: お客様への案内文・POP・SNS投稿文の作成。
ルール:
- 誇大表現をしない。断定的な効果効能を書かない
- 敬体。1文は短く
- 出力は必ず「件名案3つ+本文」の形式
- 不明な点は書き始める前に質問する
Gemにする基準
同じ前置きを3回以上書いた仕事はGem化のサインです。前置きがそのまま「指示」になります。

第2章 メモリとパーソナライズ

Geminiは過去のチャットを踏まえて、答えをあなた向けに調整できます(パーソナライズ)。

会社アカウントで文脈を持たせたい場合は、メモリではなくGem(第1章)に指示として書き込むのが正解です。

第3章 Workspace連携 いつもの画面の中のAI

Geminiの最大の強みです。仕事のアプリを離れずにAIが使えます。

Gmailの中のGemini

ドキュメントの中のGemini

スプレッドシートの中のGemini

GeminiアプリからWorkspaceを呼ぶ

逆方向もできます。Geminiアプリの側からGmail・ドライブ・カレンダーに接続して、「明日の予定と関連資料をまとめて」のような横断の頼み方ができます。

現在の提供形態
Workspaceの各プランにGemini機能が同梱される形に移行しています。自社のWorkspaceプランでどこまで使えるかは、管理者がGoogleの管理コンソールで確認できます。

第4章 NotebookLM 自社資料をAIの知恵袋にする

用語 NotebookLM(ノートブックエルエム)
自分がアップロードした資料「だけ」を根拠に答えるAIリサーチアシスタント。Geminiアプリとは別の、専用サービスです(notebooklm.google.com)。

普通のAIとの違いは「答えの根拠が、渡した資料に限定される」ことです。

だから社内マニュアル・規程・過去の提案書のような「正解が決まっている資料」との相性が抜群です。

できること

上限の目安(公式)

中小企業での鉄板活用
「新人教育ノートブック」。就業規則・業務マニュアル・よくある質問を登録しておけば、新人は人に聞く前にNotebookLMに聞けます。根拠の箇所まで示されるので、マニュアルのどこを読めばいいかも分かります。

第5章 時間指定アクション 決まった時間に自動実行

用語 時間指定アクション
毎日・毎週など指定したタイミングでGeminiが自動で動く機能。ChatGPTのTasksにあたります。

個人アカウントではGoogle AI Pro以上が必要で、同時に有効化できるのは10件までです。

第6章 Gemini in Chrome ブラウザの中のAI

ChromeにGeminiを統合すると、「見ているページ」を前提にAIが使えます。

注意
ブラウザ操作をAIに任せる機能は便利さとリスクが表裏です。まずは要約・比較など「読む」使い方から。自動ブラウジングは重要な操作(購入・送信)には使わないでください。

第7章 会社で使う時の注意

  1. 会社の情報はWorkspaceアカウントで扱う(商用Workspaceは学習利用なし・人間レビューなしと公式明記。初心者編第6章)
  2. 個人アカウントを業務に使う場合は「アクティビティの保存」の意味を全員が理解してから
  3. Workspace連携・Chrome連携は、便利な分だけアクセス範囲が広がる。何に接続しているかを定期的に棚卸しする
  4. NotebookLMに入れる資料は「社内に公開してよいもの」に限る(ノートブックの共有範囲も確認)
  5. AIの出力は人間が確認してから社外へ。数字と固有名詞は特に

第8章 まずは使ってみよう

中級の仕上げは「Googleの仕事場にAIを1つ常駐させる」ことです。

課題 自分の定型業務をGemにする
  1. 同じ前置きを何度も書いている仕事を1つ選びます(販促文・報告書の整形など)。
  2. 第1章の例にならって、目的・ルール・出力形式を指示に書いたGemを作ります。
  3. 1週間、その仕事は必ずGem経由でやってみて、指示を2回以上改善します。
ゴール: 前置きゼロで意図が通じる、自分専用AIを持つ
課題 NotebookLMで新人教育ノートブックの試作品を作る
  1. notebooklm.google.com で新しいノートブックを作ります。
  2. 業務マニュアルやFAQなど、社内公開してよい資料を3〜5点ソースに登録します。
  3. 新人になったつもりで「休暇の申請はどうする?」など5つ質問し、根拠表示の正確さを確かめます。
  4. 使えそうなら、音声概要も生成して通勤中に聞けるか試します。
ゴール: 「人に聞く前にAIに聞ける」仕組みの手応えをつかむ

出典(Google公式ページ)

本書の内容は2026年7月時点の公式ページに基づきます。

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社内で配れるPDF版もご用意しています。 シリーズごとに1冊にまとめた合本版です。ダウンロードはこちら

この教材の内容を、自社で実践したい方へ

みんなのデジタル参謀は、奈良を拠点に中小企業のAI活用・DXを支援しています。

23年間リユース事業を経営してきた現役経営者が、御社の業務に合わせたAI活用の道筋を一緒に作ります。教材の内容をベースにした社内研修やセミナーのご相談も受け付けています。

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本教材の内容は各社公式ページで確認できた情報のみで構成しています(最終更新: 2026年7月20日)。価格・機能は変更されることがあります。