みなさんスマホにタスク管理アプリ、何個入ってますか？
私、3個入ってました。
全部、ほぼ使ってませんでした。
いや、正確に言うと「入れた日だけ使ってた」。
経営23年のベテランが何を言うてんねんって話なんですが、これがなかなか治らなかった。
ということでこのブログで解る話はこちら
私のタスク管理の実態（恥ずかしいけど正直に書く）
仕事の依頼が来る
↓
「あ、やらなあかんな」
↓
頭の中にメモる
↓
忘れる
↓
「あ！！！」（だいたい締め切り当日）これを23年繰り返してきました。
アプリに入れたらいいのはわかってる。わかってるんだけど、アプリに入れることを忘れるという謎のループ。
しかも「まだ時間あるからいいや」案件がほんとうに厄介で、余裕があると思った瞬間に脳みそから消えるんですよね。締め切りが遠いタスクは脳が「緊急じゃない」と判断してスルーするらしい。（これ、ちゃんとした話らしいです）
AIと話してたら、一日で全部解決してしまった
先日、いつものようにiPhoneに入れてるAIと話しながら仕事の悩みを相談してたんですよ。
「タスク管理、うまくいかへんねんよね〜」って。
そしたら「入れる習慣がないのが問題で、ツールの問題じゃないですね」って即答されて。
あ、そうか。 となりました。
で、そこから一気に仕組みを作ってみたんですよ。結果、数時間でこれだけできた。
やったこと① 定期タスクはカレンダーに入れる
「Tasksに入れても見ない」問題、ありますよね。
理由はシンプルで、Tasksはアラームが鳴らないんですよ。カレンダーは鳴る。
だから毎月繰り返す仕事を全部Googleカレンダーに登録しました。
これもiPhoneに入れてるAIに口で話しながらなので打つより簡単！
| 毎月 | やること |
|---|---|
| 1日 | 請求書発行 |
| 5日 | 勤怠管理の締め |
| 8日 | 給料計算 |
一回入れたら毎月自動で通知来ます。天才か。
「ちょっと先の投稿」問題も解決しました。本番の締め切りより5日前にカレンダーへ入れるだけ。4月20日が締め切りなら4月15日に「準備する日」を登録。これだけで直前に焦らなくなります。
やったこと② Macが毎月フォルダを自動作成するようにした
支払い請求書のフォルダ、毎月手動で作ってたんですよ。
26.3月度
├ A社支払請求書
├ B社支払請求書
└ 請求分これ、「毎月やらなあかん」と思いながら忘れたり、月が変わってから慌てて作ったり。
これをMacが毎月1〜3日の昼12時に自動で作るようにしました。
ターミナル（Macのコマンド操作画面のことらしい）にコードを一度コピペするだけで設定完了。
来月になったらフォルダがもう出来てる。自分がやることゼロ。
最高か。
やったこと③ 領収書をスマホで撮ったら月別フォルダへ自動振り分け
個人の確定申告のたびに「領収書どこいった？」してた人、挙手。
（はい、私です）
これもGAS（Googleが提供してる自動化の仕組みのことらしい）で解決しました。
Googleドライブの「未振り分け」フォルダに写真を保存
↓
GASが毎日深夜に自動チェック
↓
撮影日を見て正しい月フォルダへ自動移動Androidのスマホ（私はPixel 9 Pro Foldも使ってる）なら、ホーム画面から直接「未振り分け」フォルダを開けるので、領収書もらったその場でPDF読み取りでパシャッと撮って保存するだけ。
あとは全部自動でファイルから日付を読み取りその月のフォルダに移動してくれます。
これ会社の弥生会計で使ってるスマート取込機能を参考にしてます。
個人経営者の人など会計ソフト使ってない人にもおすすめ！
めんどくさいことが簡単にできて来年の確定申告がちょっと怖くなくなった気がしてます。（来年の自分に期待）
撮るのを忘れないように…笑
で、実際やってみてわかったこと
コードとか、プログラミングとか、全然わからなくていい。
全部AIが書いてくれる。
私がやったのは「こうしたい」を言葉にすることだけ。
「毎月1日にフォルダを自動で作りたい」 「領収書を撮ったら月ごとに整理したい」
この程度の日本語で動いてくれます。
まとめると
忘れるのは意志が弱いとか、ズボラとか、そういう話じゃない。
仕組みがないだけ。
仕組みさえ作れば、意志に頼らなくていい。そして今は、AIに相談しながら一日で仕組みが作れる時代になってる。
23年かかって今さら気づいたこと、今日のあなたの参考になれば嬉しいです。
（あと、頭の中でタスクを管理しようとするのは今すぐやめましょう。私も今日からやめます）